Veelgestelde vragen

Eén plek voor je hele boekingsbedrijf: agenda, boekingen, contacten, contracten met online ondertekenen, facturen met betaallink én een AI-agent die aanvragen in je mailbox herkent en antwoorden voorbereidt. Gemaakt voor DJ's, artiesten, agencies en studio's.

Elke nieuwe organisatie krijgt 14 dagen alle functies (Ultimate Agency), zonder creditcard en zonder betaalgegevens. Na de proef kies je een pakket. Doe je niets, dan gaat je organisatie op alleen-lezen: je data blijft gewoon staan en zichtbaar, bekijken, zoeken, PDF's downloaden en exporteren werkt nog steeds, maar aanmaken en wijzigen kan pas weer zodra je een plan kiest. Een gratis niveau is er niet.

Ja. Je uploadt de export uit je huidige pakket bij Instellingen → Import: bekende exports worden automatisch herkend, en andere Excel- of PDF-bestanden leest onze AI voor je in. Je geschiedenis, contacten en gages komen mee, dubbele regels worden vanzelf overgeslagen. Liever even overleggen? In je proefperiode krijg je een gratis overstapgesprek van 20 minuten: mail naar info@ultimate-bookings.com met als onderwerp Overstapgesprek.

Ja, de hele app werkt in de browser op telefoon, tablet en computer. Je agenda kun je bovendien met één link in Google of Apple Calendar zetten, zodat je shows automatisch in je telefoonagenda staan.

Artist (€ 19,00 per maand excl. btw, in Nederland € 22,99 incl. 21% btw) is voor één artiest: agenda, boekingen, contacten, contracten en facturen, Inzichten over je eigen geschiedenis (jaaroverzicht, seizoenen en kaart), met onbeperkt teamleden. Ultimate Artist (€ 49,00 excl. btw, € 59,29 incl. btw) is ook voor één artiest en voegt de AI-agents toe: de mailintake, herinneringen voor opties en facturen, de pitchkaart en Agent+, Inzichten plus (oude klanten terugwinnen en prijsadvies), plus de API. Agency (€ 79,00 plus € 9,00 per actieve artiest, excl. btw) is voor een bureau of manager met meerdere artiesten. Ultimate Agency (€ 99,00 plus € 12,00 per actieve artiest, excl. btw) voegt daar dezelfde AI-agents en de API aan toe. De bedragen inclusief btw gelden voor een klant in Nederland; zie "Hoe betaal ik?" voor de rest.

Bij Agency en Ultimate Agency betaal je een vast bedrag per maand plus een bedrag voor elke actieve artiest. Een bureau met 5 artiesten betaalt bij Agency € 79,00 plus 5 keer € 9,00, samen € 124,00 per maand excl. btw. Bij Ultimate Agency is dat € 99,00 plus 5 keer € 12,00, samen € 159,00. Kies je er halverwege de maand een artiest bij, dan betaal je voor de rest van die periode alleen het verschil. Haal je er een weg, dan gaat dat in bij het volgende afschrijfmoment. Teamleden zijn in elk pakket onbeperkt.

Met API-sleutels kunnen andere programma's je gegevens lezen. In Ultimate Artist en Ultimate Agency zit de API in het pakket. Bij Artist en Agency kun je hem erbij nemen voor € 15,00 per maand excl. btw, in Nederland € 18,15 incl. btw.

Eén artiest is één artiestennaam, band, studio of bedrijf met eigen factuurgegevens (KvK, btw-nummer, IBAN, adres) en een eigen wettelijke factuurnummerreeks. Zo staat het ook in de app, bij Instellingen → Artiesten. Twee artiestennamen die vanuit één eenmanszaak factureren zijn samen 1 artiest; drie bands die elk hun eigen factuur sturen zijn 3 artiesten. Boekingen, contacten en teamleden tellen niet mee; alleen artiesten. En alleen de artiesten die op actief staan: een artiest op non-actief zetten mag altijd, en alles wat eronder hangt blijft zichtbaar. Artist en Ultimate Artist zijn voor 1 artiest. Bij Agency en Ultimate Agency betaal je per actieve artiest.

Ja, allebei, op elk moment via Instellingen → Abonnement. Na opzegging loopt je plan tot het einde van de betaalde maand; daarna wordt er niets meer afgeschreven en gaat je account op alleen-lezen, alles blijft zichtbaar, aanpassen kan pas weer met een plan. Wissel je van plan, dan blijft je huidige plan werken tot de eerste betaling van het nieuwe plan binnen is en stopt het oude abonnement op datzelfde moment, dus er lopen nooit twee abonnementen naast elkaar. Let op: die eerste betaling is meteen een volle maand van het nieuwe plan, de dagen die je van je lopende maand nog over had, vervallen. Wissel dus bij voorkeur vlak vóór je volgende afschrijving.

Via een doorlopende SEPA-machtiging, verwerkt door Mollie, dezelfde betaalprovider die je van iDEAL kent. Prijzen zijn per maand, exclusief btw. Zit je in Nederland, dan komt er 21% btw bij. Zit je met je bedrijf in een ander EU-land, vul dan je btw-nummer in: dan verleggen we de btw en betaal je ons de kale prijs. Buiten de EU rekenen we geen btw.

Nooit. Dat is onze hardste regel. De agent leest mee, herkent boekingsaanvragen, zet ze in je agenda en schrijft concept-antwoorden en herinneringen. Maar álles wacht in de goedkeuringslijst op jouw klik. Zonder jouw akkoord gaat er niets de deur uit.

Hij controleert je gekoppelde mailbox op nieuwe aanvragen (en zet ze klaar met datum, plaats en gage al ingevuld), herinnert je aan opties die verlopen en aan facturen die niet betaald zijn, allemaal als concepten die jij goedkeurt.

Er zit geen tegenspraak in, want er worden twee dingen door elkaar gehaald. Wat automatisch gaat, is het SCHRIJVEN en het TIMEN: de agent ziet zelf dat een optie bijna verloopt of dat een factuur over de vervaldatum is, en zet daar 's nachts een kant-en-klaar bericht voor in je goedkeuringslijst. Wat niet automatisch gaat, is het versturen: dat bericht blijft staan tot jij op Goedkeuren & versturen drukt, en verdwijnt als je het afwijst. Een deel van die herinneringen is trouwens alleen voor jou bedoeld en gaat sowieso nooit naar buiten (bijvoorbeeld: deze optie verloopt vrijdag). Dit is niet alleen een afspraak: de database zelf laat een bericht niet op "verstuurd" zetten zonder dat er eerst een goedkeuring op staat, mét wie er heeft goedgekeurd en wanneer.

Gmail, Yahoo, iCloud, TransIP, one.com, Ziggo, KPN en vrijwel elke andere provider met IMAP. De koppel-wizard laat per provider precies zien hoe je een app-wachtwoord aanmaakt. Alleen Outlook/Hotmail werkt vaak niet, omdat Microsoft die toegang blokkeert.

We lezen alleen (nooit versturen, nooit verwijderen), je wachtwoord wordt zwaar versleuteld opgeslagen (AES-256) en je kunt de koppeling op elk moment met één klik verbreken.

Ja, van de berichten die de agent gebruikt. Afzender, ontvanger, onderwerp, datum en de tekst van het bericht slaan we op, anders kun je de draad niet teruglezen en komt een antwoord bij je tegenpartij niet als antwoord binnen. Die tekst gaat ook naar onze AI-dienst om er een aanvraag of concept van te maken; er wordt niet op getraind. Wil je dat niet, koppel dan geen mailbox: de rest van de app werkt gewoon zonder. Alles verdwijnt zodra je je organisatie opheft. Zie de privacyverklaring, punt 5.

De strateeg bovenop de gewone agent, onderdeel van Ultimate Artist en Ultimate Agency. Hij kijkt naar je hele geschiedenis en komt met voorstellen: welke zaal je zou kunnen herboeken, in welke stad je nog nooit hebt gespeeld, welk festival je nu al voor volgend jaar moet benaderen. Hij zoekt ook vrije avonden die je kunt vullen en plant een tour als je zegt waar je heen wilt. Ook hier geldt de hardste regel: hij schrijft voor, jij verstuurt.

Bij Vrije avonden vullen zie je per artiest welke avonden de komende weken nog vrij zijn. Per avond rekent Agent+ een route uit vanaf het thuisadres van de artiest: welke clubs, in welke volgorde en hoe laat je weer thuis bent. Shows die al vaststaan blijven staan. Rijtijden zijn een schatting. Kies je een plan, dan zet Agent+ pitchmails klaar voor de clubs. Die noemen nooit een bedrag en wachten op jouw klik.

Zeg waar je heen wilt, bijvoorbeeld Duitsland of Azië. Agent+ stelt een paar korte vragen: wanneer, hoeveel shows, op welke dagen en hoe je reist. Daarna bouwt hij een tour met steden waar je fans zitten, data, de reizen tussen de steden en clubs om te pitchen. Clubs merken er niets van tot jij zelf een pitchmail verstuurt.

Je stelt Agent+ een vraag in gewone taal, bijvoorbeeld: past er nog een show tussen Berlijn en Praag? Agent+ rekent met je eigen agenda: vrije nachten, reistijden, papieren voor een land en clubs in de buurt. Daarna stelt hij knoppen voor, zoals een optie zetten of pitchmails klaarzetten, en er gebeurt pas iets na jouw klik. Mails wachten altijd op jouw akkoord. Vraag Agent+ hoort bij Ultimate Artist en Ultimate Agency.

Ga naar Instellingen, Meldingen en tik op Zet meldingen aan, daarna op Sta toe. Op Android en op je computer werkt dat meteen. Op een iPhone of iPad moet Ultimate Bookings eerst als app op je beginscherm staan (vanaf iOS 16.4): open de site in Safari, tik op het deelicoon (het vierkantje met een pijl omhoog), kies Zet op beginscherm en tik op Voeg toe. Open de app daarna vanaf je beginscherm, log één keer opnieuw in en zet daar de meldingen aan. In een melding staat nooit een naam, bedrag of adres, en uitzetten kan op dezelfde pagina.

Ja, in elk pakket en zonder limiet. Je nodigt iemand uit als Manager (ziet en doet alles) of als Artiest. Een artiest ziet alléén de agenda en shows van de artiesten die je aanvinkt: geen facturen, contacten of instellingen. Per artiest bepaal jij of gages zichtbaar zijn.

Ja. Elk teamlid heeft een persoonlijke agenda-link voor Google of Apple Calendar, met alleen de shows die diegene mag zien. Verlaat iemand het team, dan stopt zijn link automatisch.

Ja. Word je door een tweede organisatie uitgenodigd, dan verschijnt er een keuzemenu in de balk waarmee je wisselt, met per organisatie je eigen rol en rechten.

Jouw data blijft van jou. Via Instellingen → Account download je op elk moment je complete administratie (boekingen, contacten, facturen) als Excel-bestand. Stap je op, dan zeg je zelf op met de knop op diezelfde pagina, je account, of je hele organisatie.

Hef je je organisatie op, dan verdwijnen boekingen, contracten, agenda, mail, contacten en teamleden, meteen en definitief. Je facturen blijven staan: die moeten zeven jaar bewaard blijven (fiscale bewaarplicht). De persoonsgegevens eromheen halen we er op dat moment uit: bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats, land en btw-nummer blijven op de factuur (dat hoort daar wettelijk op), persoonsnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, notities en voorkeuren niet. Na die zeven jaar verdwijnt ook de rest. Verwijder je alleen je eigen account, dan blijft de organisatie gewoon draaien voor je collega's.

In de Europese Unie (Ierland), met afscherming op databaseniveau: geen enkele andere organisatie (en geen enkel teamlid buiten zijn rol) kan bij jouw gegevens. Meer detail staat in onze privacyverklaring.

Ja, en die hebben we klaarliggen. Voor de gegevens van jouw contactpersonen en artiesten ben jíj volgens de AVG de verantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Vraag de verwerkersovereenkomst bij ons op; daarin staat wat wij met die gegevens mogen, welke partijen wij inschakelen en wat we doen bij een datalek. Eén uitzondering, die in de voorwaarden staat: voor marktonderzoek bewaren wij een eigen kopie van je gages en shows, zonder contactpersonen. Voor die kopie zijn wij zelf verantwoordelijk, en uitzetten kan altijd bij Instellingen → Account.

Nee. De AI (Claude van Anthropic) analyseert alleen de mails, WhatsApp-berichten en bestanden die jij aanbiedt om ze voor jou om te zetten in boekingen en concepten; er wordt niet op getraind en er gaat niets naar advertenties.