Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Voor je eigen accountgegevens is Ultimate Bookings de verwerkingsverantwoordelijke; voor de gegevens die jij over jouw contacten en artiesten invoert, ben jij dat en zijn wij verwerker (zie punt 11). Wie de aanbieder van Ultimate Bookings is, staat in artikel 1 van de algemene voorwaarden.

Contact voor privacyvragen: info@ultimate-bookings.com. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat hoeft in ons geval niet (art. 37 AVG).

2. Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens

Je naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord. Zet je de tweede inlogstap aan, dan ook het geheim van je authenticator en je herstelcodes (versleuteld opgeslagen). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Werkgegevens die jij invoert of importeert

Boekingen, gages, contactpersonen, adressen, contracten, facturen, kosten, reisgegevens, agenda-items, fandata, het vertrekpunt van je artiesten en teamleden. Hier zitten ook persoonsgegevens van ánderen in, jouw contactpersonen en artiesten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou; voor die anderen ben jíj verantwoordelijk.

Het vertrekpunt van je artiesten (Agent+)

Voor de routeplanner van Agent+ kun je per artiest een vertrekpunt invullen, vaak het huisadres: straat en huisnummer, postcode, plaats en land. Onze server zoekt daar via Photon een punt op de kaart bij (zie de bijlage). Het punt op de kaart bewaren we afgerond op ongeveer 100 meter, zodat het nooit precies het huis aanwijst. Het getypte adres zelf bewaren we zoals je het invult. Het punt zien alleen teamleden met rechten op Boekingen of Instellingen, straat, huisnummer en postcode alleen wie Instellingen mag zien. Wie als artiest in je team zit, ziet het niet. Het punt gaat nooit naar de AI, en op de kaart in de app staat het nog grover, op ongeveer een kilometer. Net als bij je andere werkgegevens ben jij hiervoor verantwoordelijk: laat de artiest weten dat zijn adres hier staat.

Gesprekken met Agent+ (Vraag Agent+)

Stel je Agent+ een vraag, dan bewaren we je vraag en het antwoord, met wat Agent+ uitrekende en welke knoppen het erbij voorstelde. Mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers halen we uit je vraag voordat we hem bewaren; een bedrag blijft alleen staan als je Omzet mag zien. Alleen jij ziet je eigen gesprekken, en alleen zolang je Boekingen mag inzien; een antwoord met bedragen zie je alleen als je Omzet mag zien. Een gesprek kun je zelf wissen met “Wis dit gesprek”. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Ideeën van Agent+

Agent+ kijkt elke nacht, en na een wijziging in je agenda, of er iets is waar je iets mee kunt: twee shows die botsen, een optie die bijna verloopt, papieren voor een land, vrije nachten tussen twee shows. Zo'n idee leiden we af uit je eigen agenda en bewaren we als soort en feiten (plaatsen, datums, aantallen), zonder bedragen en zonder mailadressen; de database weigert die zelf. We houden per persoon bij welke ideeën je al zag, zodat je niets dubbel krijgt. Ideeën zie je alleen met rechten op Boekingen.

Meldingen op je telefoon of computer

Zet je meldingen van Agent+ aan, dan bewaren we het adres dat je browser daarvoor geeft, twee sleutels om de melding te versleutelen en een korte naam van het apparaat, zoals “Safari op iPhone”. Je keuzes (wat je wilt horen, stille uren, je tijdzone, hoeveel per dag) bewaren we ook. Een melding stuurt de pushdienst van je browser (zie de bijlage). In een melding staat alleen een korte titel en een korte zin, zoals “Twee shows botsen”, hooguit met een stad, een land en een dag: nooit een naam van een artiest, zaal of klant, geen bedrag en geen adres, want een melding staat op je vergrendelscherm. Zet je meldingen uit bij Instellingen, Meldingen, of log je uit, dan wissen we het adres van dat apparaat meteen. De ochtendmail van Agent+ staat standaard uit; zet je hem aan, dan krijg je hooguit één mail per dag op je eigen inlogadres, met één klik af te melden.

WhatsApp-gesprekken

Koppel je je WhatsApp Business-nummer, dan bewaren we je één-op-één gesprekken: de tekst van de berichten, wie ze stuurde en wanneer, het WhatsApp-nummer en de profielnaam van je klant, foto's en bestanden die je klant stuurt, en of een bericht is aangekomen. Ook berichten die je vanaf je telefoon stuurt, komen erin, net als eerdere gesprekken tot zes maanden terug als je die bij het koppelen deelt. Uit het adresboek van je telefoon nemen we alleen de naam over bij een gesprek dat al bestaat; andere contacten bewaren we niet. De sleutel van de koppeling slaan we versleuteld op. Gesprekken zien alleen teamleden die Boekingen of Facturen mogen inzien. Ontkoppel je, dan komen er geen nieuwe berichten meer bij; de gesprekken die al binnen waren, blijven staan tot je organisatie wordt opgeheven of tot je ons vraagt ze te wissen. Net als bij je mail ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten in deze gesprekken: gebruik een nummer dat je zakelijk gebruikt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Marktonderzoek met je gages en shows

Zoals in de voorwaarden staat (artikel 7), bewaren wij een eigen kopie van je gages en shows: datum, zaal, stad, land, soort show, gage en status, met de naam van je organisatie. Nooit je contactpersonen, notities, showtitels, adressen en welke artiest er speelde. Die kopie gebruiken we voor ons eigen marktonderzoek, bijvoorbeeld om te zien welke gages er in een stad of voor een soort show gelden. We verkopen hem niet en geven hem aan niemand door; geen andere klant ziet hem. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): inzicht in de markt waarin onze klanten werken. Voor deze kopie zijn wij zelf verantwoordelijk, niet jij. Je kunt altijd bezwaar maken: zet marktonderzoek uit bij Instellingen → Account, dan halen we je kopie meteen weg en werkt alles verder precies hetzelfde.

Openbare contactgegevens van clubs en zalen

Wij houden een eigen lijst bij van mailadressen die clubs en zalen zelf openbaar maken, op hun eigen website of in OpenStreetMap, met de pagina waar het adres stond en de datum. Daarvoor lezen we de homepage en hooguit twee contactpagina's van een club, alleen als de robots.txt van die site dat toestaat, onder de naam UltimateBookingsBot. Adressen uit OpenStreetMap nemen we eens per maand mee als we onze clubgids bijwerken. Meestal zijn het adressen voor boekingen of algemene vragen; staat er een persoonlijk adres op de site, dan bewaren we dat met dezelfde afspraken. De pitch-agent en de routeplanner van Agent+ stellen zo'n adres voor als een klant voor die club nog geen adres heeft; de klant beslist zelf of hij mailt, en elke pitch heeft een afmeldlink. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), want het gaat om zakelijke adressen die bedoeld zijn om aangeschreven te worden. Staat jouw adres erin en wil je dat niet, laat het ons weten: dan halen we het weg en komt het niet meer terug. Uit het adresboek van een klant nemen we hier nooit iets over.

Overstapverzoeken

Vraag je bij Instellingen → Overstappen hulp bij je overstap, dan bewaren wij je antwoorden en de bestanden die je meestuurt, zodat wij je gegevens uit je oude pakket kunnen overzetten. Geef je een API-sleutel of inloggegevens mee, dan slaan we die AES-256-versleuteld op: alleen de eigenaar van Ultimate Bookings kan ze lezen, en elke keer dat hij ze opent, wordt dat vastgelegd in het logboek van je organisatie. Sleutel en inloggegevens worden gewist zodra je overstap klaar is, en in elk geval 30 dagen na je verzoek. De bestanden gaan weg 30 dagen nadat je verzoek op klaar is gezet, of eerder als wij ze zelf wissen. In elk geval gaan de bestanden en je contactgegevens uit het verzoek er 90 dagen na je verzoek af, wat de status ook is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de toestemming die je bij het versturen geeft. We gebruiken deze gegevens nergens anders voor. Verander je wachtwoord in je oude pakket zodra de overstap klaar is.

Koppelingen met YouTube, Instagram en TikTok

Koppel je bij Instellingen → Persprofiel het YouTube-, Instagram- of TikTok-account van een artiest, dan log je in bij dat platform zelf; wij zien je wachtwoord nooit. We krijgen dan alleen leesrechten: bij YouTube het aantal abonnees en het aantal weergaven per land en stad (YouTube Analytics, alleen lezen), bij Instagram de gebruikersnaam, het aantal volgers en de volgers per land en stad, bij TikTok de weergavenaam en het aantal volgers. We plaatsen nooit iets en lezen geen berichten, video's of reacties. De toegang die het platform ons geeft, bewaren we AES-256-versleuteld; alleen onze server kan hem gebruiken. Eens per week halen we de cijfers opnieuw op. Ze staan in het persprofiel en de one-sheet van de artiest en Agent+ gebruikt ze om te zien waar de fans zitten; alleen het team van je eigen organisatie ziet ze, we delen of verkopen ze aan niemand en gebruiken ze niet voor reclame. Ontkoppelen kan altijd met één klik bij de artiest: dan trekken we de toegang bij het platform in waar dat kan (Google, TikTok) en wissen we hem bij ons meteen; de cijfers die al binnen waren blijven in het profiel tot je ze zelf aanpast of de organisatie opheft, dan gaat alles weg. Je kunt de toegang ook zelf intrekken in je Google-account, bij Instagram (Instellingen → Apps en websites) of in de TikTok-app. Ons gebruik van gegevens uit Google-API's houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; je kiest zelf of je koppelt.

Voorkeuren rond gasten en crew

Bij de voorbereiding van een show kun je allergieën en dieetwensen vastleggen. Dat zijn gezondheidsgegevens. Zet ze er alleen in als het echt nodig is voor de show, en haal ze weg zodra de show voorbij is, wij verwijderen ze als eerste zodra een organisatie wordt opgeheven.

Gekoppelde mailbox

Koppel je een mailbox, dan bewaren we de inloggegevens AES-256-versleuteld en lezen we berichten alleen-lezen. De berichten die de agent gebruikt slaan we op, inclusief afzender, onderwerp en de tekst van het bericht, zodat je de draad kunt teruglezen en een antwoord echt als antwoord vertrekt. Zie punt 5.

Betaalgegevens

Wij zien geen rekeningnummers van je abonnement: dat regelt Mollie. Wat wij bewaren is het klant- en abonnementsnummer bij Mollie, de status en de bedragen. Het IBAN dat je op je eigen facturen zet, bewaren we wel, dat zet je zelf in de app.

Foutmeldingen via de bugknop

Meld je een fout met de knop rechtsboven in de app, dan gaan je bericht, de pagina, je browser en schermgrootte, je e-mailadres en de naam van je organisatie naar de maker van Ultimate Bookings, met een schermafbeelding als je die aan laat staan. We gebruiken dit alleen om de fout op te lossen en je te antwoorden.

Technische gegevens

Om misbruik te remmen tellen we verzoeken per adres. Het IP-adres wordt daarbij niet opgeslagen maar gehasht, en die tellers verdwijnen na twee dagen. Het foutenlogboek bevat met opzet geen namen, adressen of vrije tekst: alleen de soort fout, een vingerafdruk en het routepatroon.

3. Waarvoor we ze gebruiken

Uitsluitend om de dienst te leveren: je agenda en administratie tonen, concepten laten schrijven door de AI-agent, contracten en facturen maken, betalingen verwerken en je op de hoogte houden van zaken die jouw account direct raken.

We versturen geen reclamemail en verkopen geen gegevens. De mail die je van ons krijgt is servicemail: over je account, je abonnement en je facturen. Mail die de app namens jou verstuurt, gaat pas de deur uit nadat jij die per bericht hebt goedgekeurd.

We nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg. De AI stelt voor; jij beslist.

4. Hoe lang we bewaren

Je account

Zolang je het hebt. Verwijder je het (Instellingen → Account), dan verdwijnen je naam, je inloggegevens en je persoonlijke agenda-links meteen.

Werkgegevens van je organisatie

Zolang de organisatie bestaat. Hef je de organisatie op, dan worden boekingen, contracten, agenda-items, mail, concepten, fandata, routeplannen, gesprekken en ideeën van Agent+, koppelingen en mailboxen op datzelfde moment gewist.

Facturen

Zeven jaar: dat is de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Bij het opheffen van je organisatie blijven de facturen staan, maar de persoonsgegevens eromheen worden meteen geanonimiseerd: bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats, land en btw-nummer blijven, persoonsnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, notities en voorkeuren gaan weg. Na die zeven jaar verdwijnt ook de rest.

Mailgeschiedenis (inhoud van berichten)

Hiervoor geldt geen harde bewaartermijn: er is geen automatische opschoning, en zolang je organisatie bestaat blijft de opgeslagen mailinhoud staan. Wissen doen we op verzoek. Dat kun je zelf op elk moment doen met de knop “Mailinhoud wissen” bij Instellingen → E-mail: die wist de opgeslagen berichten van je organisatie in één keer. Vraag je het ons in plaats daarvan per e-mail, dan doen we het binnen 30 dagen. Alles verdwijnt ook als je je organisatie opheft. We schrijven dit zo op omdat het is wat de app doet; een vaste termijn beloven die er niet is, zou een lege belofte zijn.

Tellers tegen misbruik (gehasht IP)

Twee dagen, daarna worden ze verwijderd.

Foutmeldingen via de bugknop

180 dagen, daarna wist de nachtelijke opruimronde het bericht en de schermafbeelding. Hef je je organisatie op, dan gaan ze meteen weg.

Logboeken over het platform

Draaironden van nachtelijke taken, storingsmeldingen en het foutenlogboek bevatten geen persoonsgegevens. Ze worden niet automatisch opgeschoond; ook hiervoor geldt dat een vaste termijn nog moet worden vastgelegd.

Marktonderzoek met je gages en shows

Zolang je geen bezwaar maakt, ook als je je organisatie opheft; er is geen vaste einddatum. Zet je marktonderzoek uit bij Instellingen → Account, dan halen we je kopie meteen weg, in dezelfde handeling. Heb je je organisatie al opgeheven, dan kun je het niet meer zelf uitzetten: laat het ons weten en we doen het binnen 30 dagen.

Openbare contactgegevens van clubs en zalen

Geen vaste termijn: er is nog geen automatische opschoning van adressen die van een site verdwijnen. Een adres gaat weg zodra iemand erom vraagt, bij elke club en in elk land; daarna bewaren we alleen nog het mailadres zelf op een blokkadelijst, zodat het nergens meer wordt voorgesteld of opnieuw toegevoegd. Een site lezen we hooguit eens per dertig dagen opnieuw.

Clubvoorstellen, plaatscoördinaten en de clubgids

Clubvoorstellen per land en plaatscoördinaten zijn publieke kaartgegevens die we hooguit dertig dagen bewaren, zodat we dezelfde vraag niet steeds opnieuw stellen. Onze clubgids (naam, plaats, adres, punt, website, grootte en openingstijden van clubs en zalen uit OpenStreetMap, © OpenStreetMap-bijdragers, licentie ODbL) werken we eens per maand bij; wat daar niet meer in staat, halen we dan weg. Wil een zaal er niet in, dan verbergen we hem en komt hij niet terug. Geen persoonsgegevens.

Routeplannen van Agent+

Een avondplan bewaren we tot 30 dagen na die avond, een tourplan tot 90 dagen na het einde van de periode die je voor de tour koos. Een concept, of een tour die je hebt weggehaald, verdwijnt uiterlijk 60 dagen na de laatste wijziging. Die opruimronde draait elke nacht.

Gesprekken, ideeën en meldingen van Agent+

Een gesprek met Agent+ bewaren we 90 dagen na je laatste vraag, of korter als je het zelf wist. Een idee van Agent+ verdwijnt een week nadat het onderwerp voorbij is (de show, de optie of de maand) en blijft nooit langer dan acht maanden en een week. Welke knop je bij een antwoord of idee van Agent+ gebruikte, bewaren we 180 dagen, zodat een dubbele klik niets twee keer doet. De lijst van verstuurde meldingen bewaren we 30 dagen. Het adres van je apparaat voor meldingen wissen we als je meldingen uitzet of uitlogt, na vijf mislukte meldingen op rij, na 90 dagen zonder melding en zonder bezoek, of als je uit de organisatie gaat. Je keuzes voor meldingen blijven staan tot je uit de organisatie gaat of je account verwijdert. Die opruimronde draait elke nacht.

Het vertrekpunt van je artiesten

Straat, huisnummer, postcode en het punt wissen we zodra je ze weghaalt, de artiest archiveert of de organisatie opheft. Plaats en land blijven bij de artiest staan (ook voor de pitchkaart) tot je ze weghaalt of de organisatie opheft. Pas je het adres aan, dan verdwijnt het oude punt meteen en zoeken we een nieuw punt op.

5. Je mailbox, en wat we daarvan bewaren

Koppel je een mailbox, dan leest de agent daarin mee om boekingsaanvragen te herkennen. Hij verstuurt en verwijdert nooit iets in jouw mailbox.

Belangrijk om te weten: de berichten die de agent gebruikt worden bij ons opgeslagen: afzender, ontvanger, onderwerp, datum en de tekst van het bericht. Dat is nodig om de draad op de boeking te tonen en om een antwoord echt als antwoord te laten aankomen. Die tekst kan alles bevatten wat je tegenpartij schrijft.

Er is daarnaast een functie die je mailarchief doorzoekt om je adresboek te vullen. Die kijkt alleen naar afzenders van mail die met boekingen te maken heeft en slaat daar naam, e-mailadres en bedrijfsnaam van op. Je start die functie zelf; hij loopt niet vanzelf.

Wil je dit niet, koppel dan geen mailbox. Verbreek je de koppeling, dan verdwijnen de inloggegevens meteen; de al opgeslagen berichten blijven staan tot je ze wist.

Voor die opgeslagen mailinhoud geldt geen harde bewaartermijn: er is geen automatische opschoning. Wissen gebeurt op verzoek: met de knop “Mailinhoud wissen” bij Instellingen → E-mail wis je ze zelf in één keer, of je vraagt het ons en dan doen we het binnen 30 dagen. Bij het opheffen van je organisatie gaan ze sowieso weg. Zie ook punt 4.

Het wachtwoord of app-wachtwoord van je mailbox slaan we AES-256-versleuteld op en is nergens in de app terug te lezen, ook niet door ons via de gewone weg.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

Je gegevens staan in de Europese Unie (Ierland). Drie partijen zitten in de Verenigde Staten: onze hostingpartij Vercel, de AI-dienst Anthropic en onze mailverzender Resend.

Voor die doorgifte gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG), aangevuld met de maatregelen die die partijen zelf treffen. Anthropic gebruikt aangeboden gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze volgens zijn API-beleid maximaal dertig dagen voor misbruikdetectie.

Wil je dat er helemaal geen mailinhoud naar een AI-dienst gaat, koppel dan geen mailbox en gebruik de AI-import niet. De rest van de app werkt gewoon zonder.

Voor meldingen gebruikt je browser de pushdienst van zijn maker; welke dat is, bepaal jij met je browser. Die dienst kan buiten de Europese Unie staan. Wat hij doorgeeft is versleuteld, en zonder meldingen gaat er niets heen.

7. Wat je browser zelf ophaalt

Twee onderdelen worden rechtstreeks door je browser opgehaald, en daarbij ziet die partij je IP-adres: de zaal-zoeker in het boekingsformulier (Photon van komoot, Duitsland) en de kaart eronder (kaarttegels van OpenStreetMap). Dat gebeurt alleen op het scherm waar je een boeking invoert of bewerkt.

Verder laadt de app geen externe scripts, geen advertentienetwerken en geen trackers.

8. Cookies

Alleen functionele cookies: om je ingelogd te houden, te onthouden welke organisatie je hebt gekozen en of je het lichte of donkere thema wilt. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies, dus er is ook geen cookiebanner nodig.

Bezoekersteller: om te weten hoeveel mensen onze site bezoeken, tellen wij per dag twee getallen: het aantal bekeken pagina's en het aantal bezoeken. Wij bewaren daarbij niets over jou: geen adres, geen apparaat, geen pagina en geen cookie. Daarom hangt dit niet af van een cookiekeuze.

9. Hoe we beveiligen

Elke organisatie is op databaseniveau afgeschermd (row level security): ook via de API kan niemand bij gegevens van een andere organisatie of buiten zijn rol kijken. Die afscherming wordt niet alleen op ons woord geloofd, er draait een testreeks die met echte wegwerp-accounts inlogt en de database zelf vraagt wie wat mag zien.

Verder: verkeer via HTTPS, versleutelde opslag bij onze database-leverancier, mailboxwachtwoorden en koppelsleutels AES-256-versleuteld, een tweede inlogstap die je zelf kunt aanzetten, en tellers die verzoeken remmen bij misbruik.

Ontdek je een beveiligingsprobleem? Meld het bij ons voordat je het ergens anders deelt. Onze contactgegevens staan op de contactpagina.

10. Jouw rechten

Inzage en overdracht: via Instellingen → Account download je je hele administratie als Excel-bestand (boekingen, contacten, facturen).

Correctie: je kunt alles wat je hebt ingevoerd in de app zelf wijzigen.

Verwijdering: je persoonlijke account opzeggen kan bij Instellingen → Account; je hele organisatie opheffen ook, op datzelfde scherm. Beide gaan meteen in. Wat er dan bewaard blijft, staat bij punt 4.

Alleen de opgeslagen mailinhoud weg, en de rest houden: dat kan met de knop “Mailinhoud wissen” bij Instellingen → E-mail. Lukt het je niet, vraag het ons dan; we doen het binnen 30 dagen.

Bezwaar en beperking, of een vraag over een van je andere rechten: neem contact met ons op. We reageren binnen 30 dagen.

Ben je het niet eens met hoe Ultimate Bookings met je gegevens omgaat, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten

Voor je eigen accountgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles wat jij over jouw contactpersonen, artiesten en opdrachtgevers vastlegt, ben jíj dat, wij zijn dan verwerker en doen alleen wat jij ons opdraagt.

Eén uitzondering: voor onze kopie van je gages en shows voor marktonderzoek zijn wij zelf verantwoordelijk (zie Marktonderzoek hierboven). Contactpersonen zitten daar nooit in, en uitzetten kan altijd.

Dat betekent ook dat jij die mensen moet kunnen vertellen wat je met hun gegevens doet. Wij hebben daarvoor een verwerkersovereenkomst klaarliggen die je bij ons kunt opvragen; daarin staat wat wij wel en niet met die gegevens mogen, welke partijen wij inschakelen en wat we doen bij een datalek.

12. Wijzigingen

Deze verklaring kan wijzigen, bijvoorbeeld als er een partij bij komt. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen laten we het weten in de app of per e-mail. Versie: oktober 2026.

Bijlage: de partijen die we inschakelen

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Deze lijst is compleet: staat een dienst er niet bij, dan gebruiken we hem niet.

SupabaseEuropese Unie (Ierland)

Database, inloggen en bestandsopslag: hier staat vrijwel alles wat je in de app invoert.

VercelVerenigde Staten (doorgifte op standaardcontractbepalingen)

Hosting: elk verzoek aan de app loopt hierlangs. Verwerkt daarbij technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens.

Anthropic (Claude)Verenigde Staten (doorgifte op standaardcontractbepalingen)

Leest de mails en bestanden die je aanbiedt om er aanvragen, boekingen en concept-antwoorden van te maken. Werkt ook voor Agent+: schrijft pitchmails en de uitleg bij een routeplan, en leest de wensen die je voor een tour typt. Daarbij gaan de naam, thuisstad en thuisland van de artiest, de club en de naam van je contactpersoon daar, steden, datums, fancijfers, eerdere shows en je wensen mee, nooit een thuisadres of bedragen. Heb je WhatsApp gekoppeld, dan leest de dienst ook de laatste berichten van een WhatsApp-gesprek (met de naam van je klant, zonder telefoonnummer) om er een aanvraag en een concept-antwoord van te maken. Beantwoordt ook vragen in Vraag Agent+. Daarbij gaan je vraag (zonder mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en bedragen) en de uitkomst van onze berekening mee: plaatsen, datums, reistijden en papieren. Namen van zalen en artiesten uit je planning gaan er als code heen, zodat de dienst ze niet ziet; wat je zelf in je vraag typt, gaat wel mee zoals je het typt. Notities, contactpersonen, mail en het thuisadres gaan er niet mee, en bedragen uit je planning alleen als jij Omzet mag zien. Er wordt niet op jouw gegevens getraind.

MollieNederland

Je abonnement bij ons, en (als je je eigen Mollie-sleutel koppelt) de betaallinks op jouw facturen.

ResendVerenigde Staten (doorgifte op standaardcontractbepalingen)

Het versturen van e-mail die jij hebt goedgekeurd, plus de melding of die mail is aangekomen of geweigerd, en de ochtendmail van Agent+ als je die aanzet.

Meta (WhatsApp Business-platform)Europese Unie (Ierland) en Verenigde Staten (doorgifte volgens de voorwaarden van Meta)

Alleen als je je eigen WhatsApp Business-nummer koppelt. Daarvoor sluit je zelf een overeenkomst met Meta (de WhatsApp Business-voorwaarden); Meta bezorgt de berichten tussen jou en je klanten. Wij ontvangen van Meta de berichten in je één-op-één gesprekken, het WhatsApp-nummer en de profielnaam van je klant, foto's en bestanden die je klant stuurt, en of een bericht is aangekomen of gelezen. Wat jij vanuit Ultimate Bookings verstuurt, en de portal-link als vaste tekst, gaat via Meta naar je klant. Groepsgesprekken komen niet mee.

Photon (komoot)Duitsland

Zoeken naar een zaal of plaats in het boekingsformulier. Je browser stuurt de zoekterm en daarmee je IP-adres rechtstreeks naar deze dienst. Daarnaast zet onze server het vertrekpunt van een artiest (alleen straat en huisnummer, postcode, plaats en land) om naar een punt op de kaart voor Agent+. Dan gaat alleen dat adres mee, geen naam en niet jouw IP-adres.

OpenStreetMapEuropese Unie / Verenigd Koninkrijk

De kaarttegels onder de zaal-zoeker. Je browser haalt die rechtstreeks op, dus ook hier gaat je IP-adres mee.

Overpass (overpass-api.de)Duitsland

Clubvoorstellen per land op de pitchkaart. Deze aanvraag doet onze server, niet jouw browser; er gaan geen persoonsgegevens mee, alleen een landcode. Daarnaast halen we er eens per maand per land de clubs en zalen op voor de clubgids van de routeplanner van Agent+; ook dan gaan er geen persoonsgegevens mee.

ABOSSNederland

Alleen als jij de overstaphulp gebruikt: wij halen met jouw eigen ABOSS-token je shows en contacten op. Wij schrijven niets terug naar ABOSS.

BandsintownVerenigde Staten (publieke gegevens, geen persoonsgegevens van jou)

Alleen als je de koppeling aanzet: publieke showgegevens en fanaantallen van je artiestenpagina.

Pushdienst van je browser (Apple, Google, Mozilla of Microsoft)Verschilt per browser (onder meer de Verenigde Staten)

Brengt een melding van Agent+ naar je apparaat, alleen als je meldingen aanzet. De inhoud is versleuteld; de dienst ziet alleen dat er een melding is, niet wat erin staat. Welke dienst het is, hangt af van je browser: Safari gebruikt die van Apple, Chrome die van Google, Firefox die van Mozilla en Edge die van Microsoft.