Algemene voorwaarden

1. Wie zijn wij, en voor wie is dit

Ultimate Bookings is boekingssoftware voor artiesten, agencies en studio's. De dienst wordt aangeboden door Ultimate Bookings, een handelsnaam van Afreaka BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77973569. Onze volledige gegevens staan hieronder en op de contactpagina.

Deze voorwaarden gelden voor zakelijk gebruik: je gebruikt Ultimate Bookings voor je beroep of bedrijf. Ben je een particulier zonder onderneming, neem dan eerst contact met ons op — dan gelden er andere, dwingende consumentenregels en willen we die vooraf met je doornemen in plaats van achteraf.

Deze voorwaarden gaan over het gebruik van de software. Ze zeggen niets over de afspraken die jij met jouw opdrachtgevers maakt: contracten, gages en facturen die je in de app maakt zijn en blijven jouw afspraken met jouw klant.

2. De overeenkomst en je account

De overeenkomst komt tot stand zodra je een account aanmaakt. Je maakt een account voor jezelf en een organisatie voor je bedrijf of act; per account mag je maximaal drie eigen organisaties aanmaken.

Jij bent verantwoordelijk voor wat er onder jouw account gebeurt en voor het geheimhouden van je wachtwoord. Nodig je teamleden uit, dan bepaal jij hun rol en wat zij mogen zien; het verwijderen van een teamlid stopt zijn toegang per direct, inclusief zijn persoonlijke agenda-link.

We raden aan de tweede inlogstap (2FA) aan te zetten en de herstelcodes te bewaren. Raak je zowel je telefoon als je herstelcodes kwijt, dan kunnen wij je account niet openen — die stap is met opzet zo gebouwd.

3. Proefperiode

Elke nieuwe organisatie krijgt 14 dagen alle functies (Ultimate-niveau), zonder betaalgegevens. Je hoeft niets op te zeggen: de proef stopt vanzelf.

Kies je aan het einde van de proef geen plan, dan gaat de organisatie op alleen-lezen. Je gegevens blijven staan en zichtbaar — bekijken, zoeken, PDF's downloaden en exporteren blijft werken — maar aanmaken en wijzigen kan pas weer zodra er een plan loopt. Een gratis niveau na de proef bestaat niet.

Ongeveer een week voor het einde van de proef zie je een melding in de app.

4. Prijzen, btw en betaling

De actuele plannen en prijzen staan op de website en in de app: Solo € 19,00 · Pro € 49,00 · Ultimate € 99,00 per maand. Alle bedragen die wij noemen zijn exclusief btw.

Ben je in Nederland gevestigd, dan komt er 21% btw bij. Ben je met je bedrijf in een ander EU-land gevestigd en vul je een geldig btw-identificatienummer in, dan verleggen we de btw en betaal je de kale prijs. Buiten de EU rekenen we geen Nederlandse btw. De btw staat altijd apart op je factuur.

Betaling gaat via een doorlopende SEPA-machtiging, verwerkt door onze betaaldienstverlener Mollie. Wij bewaren zelf geen betaalgegevens. Bij elke geslaagde incasso krijg je een factuur per e-mail; alle facturen staan ook in de app.

Lukt een incasso niet, dan proberen we het opnieuw en krijg je een week respijt waarin je gewoon door kunt werken. Blijft de betaling uit, dan gaat de organisatie op alleen-lezen tot de betaling alsnog binnen is.

Prijswijzigingen kondigen we minstens 30 dagen van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen vóór de wijziging ingaat.

5. Looptijd, opzeggen en wisselen van plan

Het abonnement loopt per maand en is op elk moment opzegbaar in de app (Instellingen → Abonnement). Opzeggen werkt per het einde van de periode die je al betaald hebt: tot die datum blijft alles gewoon werken, daarna wordt er niets meer afgeschreven en gaat de organisatie op alleen-lezen. We betalen geen resterende dagen terug.

Wisselen van plan kan ook op elk moment. Je huidige plan blijft werken tot de eerste betaling van het nieuwe plan binnen is; op datzelfde moment stopt het oude abonnement, zodat er nooit twee abonnementen naast elkaar lopen. Let op: die eerste betaling is meteen een volle maand van het nieuwe plan — de dagen die je van je lopende maand nog over had, vervallen. Wissel dus bij voorkeur vlak vóór je volgende afschrijving.

Wij mogen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen; in dat geval betalen we het te veel betaalde deel van de lopende periode terug.

6. Geen bedenktijd: de dienst start meteen

Ultimate Bookings is een zakelijke dienst. Het wettelijke herroepingsrecht (14 dagen bedenktijd) geldt voor consumenten en niet voor zakelijke afnemers; daarom is er bij ons geen bedenktijd.

Zou je uitzonderlijk tóch als consument kopen, dan geldt het volgende: door je account aan te maken en de dienst direct te gaan gebruiken, verzoek je ons uitdrukkelijk om meteen te beginnen met leveren en erken je dat je je herroepingsrecht verliest zodra wij de dienst volledig hebben geleverd. Wil je dat niet, gebruik de dienst dan niet en meld je binnen 14 dagen bij ons.

In beide gevallen geldt: je begint met een proefperiode waarin je niets betaalt, dus je kunt de dienst zonder kosten uitproberen voordat er ooit geld wordt afgeschreven.

7. Jouw gegevens blijven van jou

Alle boekingen, contacten, facturen, contracten en andere gegevens die je invoert of importeert blijven jouw eigendom. Wij gebruiken ze alleen om de dienst voor jou te laten werken — nooit voor advertenties, nooit om te verkopen en nooit om AI-modellen op te trainen.

Voor de persoonsgegevens die jij in de app zet (je contactpersonen, je artiesten, je opdrachtgevers) ben jíj de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wat wij daarmee wel en niet mogen, staat in de privacyverklaring en in onze verwerkersovereenkomst; die kun je bij ons opvragen.

Je kunt op elk moment je hele administratie downloaden als Excel-bestand (Instellingen → Account). Doe dat vóór je opzegt.

8. Wat er gebeurt als je stopt

Verwijder je alleen je persoonlijke account, dan verdwijnen je naam, je inloggegevens en je persoonlijke agenda-links. De organisatie blijft gewoon draaien voor je collega's. Ben je ergens de enige eigenaar, dan vragen we je eerst een teamlid eigenaar te maken of die organisatie op te heffen — anders blijft er een administratie achter waar niemand meer bij kan.

Hef je de organisatie op, dan verdwijnen boekingen, contracten, agenda-items, mailgeschiedenis, concepten, fandata, koppelingen, gekoppelde mailboxen en het teamoverzicht. Dat gebeurt meteen en is definitief; er is geen prullenbak.

Twee dingen blijven staan omdat de wet dat vraagt: jouw facturen en de facturen die wij aan jou stuurden (fiscale bewaarplicht, zeven jaar). De persoonsgegevens die daaraan hangen anonimiseren we op datzelfde moment. Wat blijft: bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats, land en btw-nummer — precies wat wettelijk op een factuur hoort. Wat weggaat: persoonsnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, notities en voorkeuren. Na die zeven jaar verdwijnt ook de rest.

9. De AI-agent doet niets zonder jouw akkoord

De ingebouwde agent leest gekoppelde mailboxen alleen-lezen, herkent boekingsaanvragen en schrijft concept-antwoorden, herinneringen en voorstellen. Er wordt nooit automatisch iets verstuurd: elk bericht wacht op jouw akkoord, per bericht. Die regel is niet alleen een afspraak maar zit in de database vastgelegd.

AI-concepten kunnen fouten bevatten. Controleer bedragen, data en namen altijd voordat je iets goedkeurt — jij blijft eindverantwoordelijk voor wat je verstuurt en factureert. De agent geeft geen juridisch, fiscaal of financieel advies.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en koppelingen

We doen ons best de dienst beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op ononderbroken werking en spreken geen beschikbaarheidspercentage af. Onderhoud en storingen kunnen voorkomen; waar mogelijk plannen we onderhoud buiten kantooruren.

De dienst gebruikt koppelingen met diensten van derden — onder meer voor mail, betalingen, kaarten en imports. Die derden kunnen hun dienst wijzigen, beperken of stoppen. Gebeurt dat, dan vervalt de bijbehorende functie; dat is geen tekortkoming van onze kant, en de app blijft dan zonder die functie werken.

We ontwikkelen de dienst door; functies kunnen veranderen. Verslechtert een wijziging jouw plan wezenlijk, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

11. Wat je niet mag

Niet toegestaan: spam of ongevraagde massamail versturen, andermans rechten schenden, de beveiliging omzeilen of testen zonder onze schriftelijke toestemming, de dienst doorverkopen als je eigen product, of geautomatiseerd zoveel verkeer veroorzaken dat andere klanten er last van hebben.

Bij misbruik mogen we een account beperken of beëindigen. Waar dat kan waarschuwen we eerst; bij ernstig misbruik of een acuut beveiligingsrisico grijpen we meteen in.

12. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan abonnementskosten hebt betaald.

We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade: gemiste boekingen, gemiste omzet, gevolgschade, reputatieschade of verlies van gegevens dat je met een export had kunnen voorkomen. Ook niet voor fouten in AI-concepten die jij hebt goedgekeurd, en niet voor het uitvallen van koppelingen met derden.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet voor aansprakelijkheid die wettelijk niet beperkt mag worden.

Je meldt schade binnen 30 dagen nadat je die hebt ontdekt; daarna vervalt de aanspraak.

13. Toepasselijk recht en klachten

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in Nederland.

Heb je een klacht, laat het ons eerst weten — we lossen het liever samen op. Onze contactgegevens staan op de contactpagina.

Deze voorwaarden kunnen wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen melden we dat minstens 30 dagen van tevoren in de app of per e-mail; de actuele versie staat altijd op deze pagina.